Završni sprint do kraja finansijske godine brzo se približava, a svaki dan je važan kada je u pitanju ubrzanje priliva gotovine. Uz stručne savete Coface-a i uvide naših klijenata, naučite kako da ciljate loša potraživanja, savladate „aging balance“, mobilizujete timove i iskoristite digitalna rešenja za naplatu dugova kako biste poboljšali performanse i obezbedili novčani tok pre 31. decembra.
Zašto je aging balance strateška poluga za poboljšanje novčanog toka
U okruženju koje karakterišu visoke stope gubitaka, stalni porast kašnjenja u plaćanju i ubrzane insolventnosti, kompanije hitno traže rešenja za zaštitu novčanog toka i efikasnije upravljanje komercijalnim rizikom klijenata i dobavljača.
Danas je 25% stečajeva kompanija1 direktno povezano sa neplaćenim dugovima. Suočeni sa ovim direktnim rizikom po likvidnost, prioritet za donosioce odluka je da budu dovoljno opremljeni za pravovremenu naplatu. Međutim, iza tih neplaćenih faktura često stoji loša upotreba ključnog alata: aging balance. Ovaj alat pruža jasan i dinamičan pregled budućih novčanih tokova, detaljno prikazujući potraživanja od kupaca, dugove prema dobavljačima, iznose i datume dospeća.
Prečesto se koristi samo kao jednostavna tabela za računovodstvene izveštaje, povremeno pregledana tokom finansijskih analiza, dok je zapravo pravi barometar stabilnosti vašeg novčanog toka i finansijskog zdravlja firme. Na prvi pogled možete videti koji kupci imaju poteškoće i verovatno će generisati neplaćene fakture, kao i predvideti koje obaveze prema dobavljačima treba prioritetno izmiriti.
Redovno praćenje aging balance-a (npr. svake nedelje) omogućava otkrivanje porasta kašnjenja u plaćanju gotovo u realnom vremenu. Ova vidljivost je ključna za anticipaciju potreba za likvidnošću, donošenje pravih strateških odluka i efikasno upravljanje naplatom. Zanemarivanje ili pogrešna upotreba ovog alata može oslabiti poslovanje i čak ugroziti stabilnost kompanije.
Aging balance je srce motora: ako novac ne pristiže kako je planirano, to brzo može dovesti do problema sa likvidnošću, a kompanija će se naći u velikim poteškoćama da ispuni sopstvene obaveze prema dobavljačima. To je ono što zovemo domino efekat!
Nathalie Paris, Direktor za potraživanja i naplatu dugova za Coface Francuska, Evropa i Zapadna Afrika.
Aging balance i loša potraživanja: na šta obratiti pažnju
Čišćenje aging balance-a zahteva rigoroznu metodologiju i jasno definisane procese. Nije dovoljno samo identifikovati kašnjenja, već razumeti njihov uzrok i uticaj na finansijsko zdravlje firme.
Prvi korak je da se osigura da je svaki evidentirani dug stvaran i dospeo, uz prateću dokumentaciju: fakture, otpremnice, dokaz o pruženim uslugama, pisma i e-mailove. Proverite sporove, greške u fakturisanju ili duplikate i pronađite svaku anomaliju – đavo je u detaljima. Studija slučaja pokazuje realnost: jedna kompanija je otkrila gotovo milion funti neplaćenih dugova... samo zbog greške u fakturisanju! Redovno praćenje portfolija potraživanja omogućilo bi brzo ispravljanje ove anomalije.
Kada su dugovi potvrđeni, prioritetizujte akcije naplate. Suprotno popularnom verovanju, najefikasniji pristup je da se prvo naplate najstariji i najveći dugovi, oni koji najviše opterećuju novčani tok, klasifikovanjem dugova u tri kategorije:
- Dospeva na D+30
- Dospeva na D+60
- Dospeva na D+90
Ako primetite značajan obim dugova koji kasne više od 90 dana, potrebno je odmah postaviti akcioni plan. Ako ti dugovi čine više od 10% aging balance-a, morate brzo reagovati. A ako prelaze 15%, hitno je da se opremite rešenjima za naplatu i zaštitu od neplaćenih dugova.
Rachid Aoulad Hadj, Direktor prodaje usluga naplate dugova za Coface Francuska, Evropa i Zapadna Afrika.
Praćenje aging balance-a mora se zasnivati na jasnim signalima upozorenja koji vam omogućavaju da brzo reagujete:
- pad stope naplate,
- promene kontakt osoba,
- pregovori o planovima plaćanja,
- izostanak odgovora na vaše zahteve i podsetnike,
- porast broja žalbi.
Ovi "kvalitativni" signali moraju biti dopunjeni „kvantitativnim“ signalima, praćenim putem kontrolnih tabli i pokazatelja kao što su DSO (Days Sales Outstanding) ili CEI (Collection Effectiveness Index), koji meri vašu stvarnu sposobnost naplate. Ako vaš CEI, koji je obično oko 90%, počne da opada tokom nedeljnih ili mesečnih merenja, to je snažan znak upozorenja. Kada se pažljivo prate, ovi indikatori vam omogućavaju da predvidite poteškoće, fleksibilno prilagodite uslove plaćanja, organizujete akcije naplate ili se odlučite za rešenje u vidu osiguranja potraživanja.
Rani podsetnici, kodifikacija i zajedničko angažovanje: brze pobede koje treba primeniti
Za ubrzanje priliva gotovine, postavljanje preventivnog sistema podsetnika je posebno efikasno. Međutim, povrat investicije od ovih akcija zavisi od vaše organizacije: sistem mora biti zasnovan na jasnim procesima koje svi u kompaniji dele (i poštuju!). Slanjem podsetnika pre datuma dospeća možete rano otkriti potencijalne sporove, optimizovati novčani tok i izbeći blokade na kraju godine.
Generalno, odlučite se za vremenski usklađene podsetnike prilagođene profilu svakog kupca: mali broj kupaca voli da bude podseten pre dospeća, dok većina ne. Paradoks je da oni koji se protive preventivnim podsetnicima obično plaćaju na vreme. Ovaj pristup po meri omogućava vam da modifikujete proces podsetnika kako biste obezbedili novčani tok, a istovremeno očuvali komercijalni odnos. Zato je važno kodifikovati razloge za neplaćene fakture (problemi sa cenom, nedostajuće stavke, greške u isporuci itd.) kako biste bolje ciljali korektivne akcije, ali i mobilisali druge sektore u kompaniji za rešavanje komercijalnih sporova.
Uspeh vaše strategije naplate ne zavisi samo od finansijskog tima. Uključenost prodaje, korisničke podrške, pa čak i logistike je ključna: svako na svom nivou odnosa sa kupcem može pomoći u uklanjanju prepreka za plaćanje.
Ne treba čekati datum dospeća da biste poslali podsetnik i tek tada otkrili spor. Njegovo rešavanje može trajati mesecima ili duže.
„Kroz akcije praćenja i sistem kodifikacije neplaćenih dugova, možete bolje kvalifikovati i očistiti aging balance i, na primer, pokrenuti internu komunikacionu kampanju za brzo rešavanje spora, sa ciljem što brže naplate.“ -
Farah Anezot, Credit Manager u JJA Group.
Digitalna naplata i outsourcing: poluge za optimizaciju performansi
Automatizacija i digitalizacija koje nude nove tehnologije transformišu upravljanje potraživanjima. ERP, CRM, rešenja za bodovanje... Ekosistem naplate dugova se razvija, a digitalni alati su sada ključni saveznici za obezbeđivanje pouzdanosti podataka, automatizaciju ponavljajućih zadataka i pružanje detaljnog, 360° pregleda finansijske situacije vaše kompanije:
- ERP (Enterprise Resource Planning) omogućava centralizaciju finansijskih tokova i automatizaciju podsetnika, kao i automatsko sortiranje potraživanja po starosti!
- CRM (Customer Relationship Management) je neophodan za razumevanje komercijalnog konteksta pre kontakta sa kupcem;
- Rešenja za bodovanje pomažu u proceni finansijskog zdravlja partnera i usmeravanju akcija ka najsolventnijim kupcima radi maksimalne naplate;
- Kolaborativni alati, poput platformi za upravljanje sporovima, olakšavaju protok informacija i brzo rešavanje problema.
Iskustvo JJA Group, koja je nedavno implementirala digitalni alat za naplatu MyDSO, pokazuje dobitke u efikasnosti koje omogućava digitalizacija i automatizacija procesa naplate.
Rezultati govore sami za sebe: kompanija je povećala stopu naplate sa 80% na 90% za (samo!) godinu dana. Osim operativnih performansi, ovi alati oslobađaju vreme za aktivnosti sa većom dodanom vrednošću i poboljšavaju kvalitet odnosa sa klijentima.
Vreme koje se ranije trošilo na manuelne zadatke sada se koristi za izgradnju odnosa. Razvijate mnogo jače partnerstvo sa poslovnim saradnicima.
– Farah Anezot, Credit Manager u JJA Group.
Kao poslednje rešenje, angažovanje eksperta i outsourcing naplate može biti mudra odluka kada vaše interne akcije dostignu granice, posebno u slučaju velikih, složenih ili međunarodnih portfolija dugova. Prepoznata stručnost treće strane ima i neposredan psihološki efekat na dužnike.
Poveravanje naplate stručnom provajderu kao što je Coface znači da ponovo postajete prioritet u odlukama o plaćanju dužnika, dok se vi fokusirate na svoje poslovanje.
- Rachid Aoulad Hadj, Direktor prodaje usluga naplate dugova za Coface Francuska, Evropa i Zapadna Afrika.
Na kraju, proaktivno upravljanje aging balance-om jača kredibilitet vaše kompanije kod finansijskih partnera, poput banaka ili osiguravača potraživanja, koji će biti spremniji da vam odobre finansiranje ili garancije, čak i u periodima napetosti.
Počnite da delujete odmah
Kraj finansijske godine se brzo približava, a svaki dan je važan kada je u pitanju obezbeđivanje novčanog toka. Ne dozvolite da dugovi i aging balance uspore rast vašeg poslovanja:
Kontaktirajte naše timove kako biste procenili svoje potrebe i otkrili naša rešenja za osiguranje potraživanja i naplatu dugova, prilagođena vašoj industriji i geografskom području.
